Elektronisch factureren

Als ondernemer bent u gewend om uw afnemers papieren facturen te zenden. Dit was tot begin van dit jaar ook een wettelijke verplichting. Voortaan mogen facturen echter ook per e-mail worden verstuurd. De staatssecretaris van Financiën heeft besloten dat elektronische facturen dezelfde status hebben als per post verstuurde facturen. Vanaf februari van dit jaar is er officieel geen verschil meer tussen de papieren en de elektronische factuur. De oude beperkingen, zoals de digitale handtekening, zijn afgeschaft. Elektronisch factureren kan u veel tijd en geld besparen.

Op de elektronische factuur staan dezelfde wettelijke gegevens als op een papieren exemplaar (zoals de volledige naam van de onderneming, het adres en de woonplaats, maar ook het BTW-, handelsregister- en factuurnummer). Verder is de wijze van opmaak en het versturen vorm- en middelvrij. Als u een factuur stuurt, kan gebruik worden gemaakt van een pdf- of een worddocument. Dit zijn verbeteringen omdat voorheen een elektronische factuur aan veel meer voorwaarden moest voldoen. Zo moest de methode van elektronisch factureren door de Belastingdienst zijn goedgekeurd en was een geavanceerde elektronische handtekening vereist.

 

Een ondernemer dient zowel ontvangen als uitgereikte facturen gedurende zeven jaar te bewaren. Voor uw eigen administratie is het niet langer nodig facturen te printen en fysiek te bewaren. Een elektronisch bewaarsysteem volstaat. De ondernemer is vrij in de wijze waarop deze facturen worden opgeslagen. U mag papieren facturen scannen en digitaal opslaan. Als algemene voorwaarde geldt dat de ondernemer de factuurgegevens op verzoek van de Belastingdienst, binnen een redelijke termijn, dient te overleggen.

 

De elektronische verzending van e-facturen dient wel aanvaard te worden door de afnemer van de factuur. De leverancier kan dit vooraf overeenkomen met zijn afnemer. De acceptatie van de elektronische factuur hoeft niet te worden vastgelegd in uw administratie. Als de afnemer de factuur zonder verder commentaar verwerkt en betaalt, dan wordt hij geacht de elektronische verzending van de factuur te hebben aanvaard. Er hoeft dan geen expliciete aanvaarding te worden overeengekomen.

 

De versoepeling geldt nog niet voor grensoverschrijdend factureren. Nederland loopt vooruit op mogelijke Europese regels. Brussel bespreekt begin volgend jaar een mogelijk nieuw systeem van elektronisch factureren.