Digitale administratie: 3 belangrijke tips

Datum gepubliceerd: donderdag, 15 november 2018 Ga terug naar het overzicht

Liever zo min mogelijk tijd kwijt aan uw administratie? Gelukkig staat de tijd niet stil en maakt de moderne techniek het ons tegenwoordig een stuk makkelijker. Zo is het mogelijk om uw financiële administratie te digitaliseren. Hierdoor houdt u meer tijd over voor uw onderneming of gezin. Wij hebben drie tips op een rij gezet.

1. Ga volledig digitaal

Het hanteren van twee werkwijzen zorgt voor verwarring en dubbel werk voor uzelf. Het aantal digitale facturen groeit steeds harder. Daarom heeft het ook de voorkeur om de digitale werkwijze leidend te laten zijn. Wanneer een factuur digitaal aangeleverd is, print deze dan ook niet meer uit. Dit is niet nodig. Volgens de Belastingdienst bent u alleen verplicht om digitaal ontvangen facturen digitaal te bewaren (dus niet op papier). Vermijdt papieren facturen, zodat u extra werk voorkomt. Tip 2 hangt hiermee samen.

2. Vraag zoveel mogelijk leveranciers om een digitale factuur 

Wanneer u uw facturen digitaal ontvangt, kunt u ze gemakkelijker verwerken. Bijvoorbeeld door ze automatisch naar het boekhoudpakket of aan ons te versturen voor verwerking. Ook kunt u het zo inrichten dat de e-mails die u in een bepaalde (sub)map plaatst in Outlook, automatisch aan ons verzonden worden. U hoeft dan ook geen facturen te scannen en te verzenden, wat vaak meer werk kost dan alleen een e-mail doorsturen. En belangrijk: u voldoet hiermee aan de bewaarplicht van de Belastingdienst voor digitale facturen.

3. Laat het (stapsgewijs) los

Het is een verandering die een andere manier van denken en werken vereist. In het papieren proces gingen de facturen fysiek door de hand. Dat geeft het gevoel letterlijk ‘grip’ te hebben. Nu de facturen niet meer in de ordner zitten, ontstaat het gevoel geen overzicht meer te hebben. Dit is een kwestie van gewenning: ook in het digitale archief kunnen facturen nog gewoon terug gevonden worden. U kunt o.a. zoeken op datum en leverancier.

Mocht u nog vragen hebben of wilt u meer weten? Neem dan gerust contact op met Marita Sloetjes via 0315 – 270 000. Wij helpen u graag verder!