Let op! Bewaarplicht digitale facturen

Datum gepubliceerd: woensdag, 08 augustus 2018 Ga terug naar het overzicht

Wist u dat de Belastingdienst de bewaarplicht van uw digitale facturen heeft aangescherpt? Wanneer u facturen per e-mail ontvangt, dan mag u deze niet maar zo printen. Facturen moeten bewaard worden in de vorm waarin u ze hebt ontvangen. “Een digitale factuur print u dus niet uit, maar slaat u elektronisch op,” aldus de website van de Belastingdienst.

Digitale bewaarplicht voor digitale factuur
Wij zien in de praktijk vaak dat ondernemers facturen per e-mail ontvangen en dat deze vervolgens geprint worden. Dat is vaak omslachtig en dubbel werk, maar mag dus officieel ook niet van de Belastingdienst. De digitaal ontvangen factuur moet gedurende de bewaartermijn van 7 jaar elektronisch bewaard worden. Andersom mag u een papieren factuur wel digitaliseren (of per e-mail ontvangen) als de factuur per bank wordt betaald of ontvangen. Hierdoor heeft het de voorkeur om uw administratie geheel digitaal te voeren.

Hoe kunt u dit oplossen?
Uit ervaring weten wij dat veel klanten het lastig vinden om hiermee te starten. Daarom helpen wij u graag op weg. U mailt uw digitale facturen aan ons door en wij zorgen ervoor dat de factuur elektronisch opgeslagen wordt (volgens de richtlijnen). Uiteraard kunt u de facturen zelf ook raadplegen in dit digitale archief.

Waarom uw administratie digitaliseren?
Behalve het voldoen aan de wettelijke bewaarplicht, zijn er nog veel meer voordelen:

  • Voorkomen van dubbel werk (één efficiënte werkwijze)
  • Actueel digitaal archief (aanvoudig terug zoeken van uw inkoop- en verkoopfacturen)
  • Financiële Monitor: actueel inzicht in uw winst en verlies, banksaldi en debiteuren. Indien u uw facturen regelmatig aan ons mailt, boeken wij uw administratie tijdig.
  • Rechtstreeks betalingen doen (geen gegevens overtypen in Internetbankieren)
  • Optioneel: verkoopfacturen maken en debiteurenbeheer

Met een digitale administratie bent u klaar voor de toekomst. Steeds meer bedrijven versturen en ontvangen digitale facturen. Lees ook: Digitale factuur in sterke opmars.