Wat betreft zijn administratie wil Arjan ook geen gedoe: “Als je iets moet doen waar je geen zin in hebt, dan moet je dat zo regelen, dat je er geen gedoe mee hebt. Zodat de tegenzin wordt weggenomen. Ik hou er van om op alle gebieden zo efficiënt mogelijk te werken.”
Arjan: “Voorheen had ik Multivers lokaal op de computer. Toen zei Marita: “Wees niet zo eigenwijs, neem een uurtje vrij en kom even kijken”. Binnen 5 minuten zei ik toen: “Waarom heb ik dat niet?” Toen ben ik overgestapt naar een online administratie met Basecone en Multivers online. En dat heeft alleen maar voordelen. Nu maak ik een foto van het bonnetje als ik even wat haal bij de bouwmarkt. Dat gaat automatisch naar Basecone. Even een foto maken en het wordt rechtstreeks geboekt. Geen gedoe meer met gaatjes erin, en naar een andere map verplaatsen als de factuur betaald is. Ook back-ups gaan vanzelf.”
Vroeger was Arjan 2 uur per week bezig met de administratie. Arjan: “Dan lag er een stapel papier. En liep je iets achter? Dan kreeg je een herinnering en kon je weer uitzoeken wat het is. Nu zet ik ‘s morgens om 7.00 uur de computer aan, mail ik de facturen door aan Basecone en boek ik ze gelijk in. Het kost mij nu één keer per week 5 minuten om de betalingen te doen. Het is allemaal gekoppeld. En je bent er zelf bij, dus je weet wat er aan de hand is.”
Arjan: “Waar ik bang voor was, is het terugvinden van oude facturen. Maar ik kan alles terugvinden, ook met kleurnummers. Als ik bij een klant sta waar ik jaren terug ben wezen schilderen, pak ik de telefoon en kan ik de factuur opzoeken. Dan heb ik alles bij de hand, soms tot verbazing van de klant. In een papieren administratie kan iedereen tot een maand terug nog wel zoeken. Maar een factuur van 3 jaar terug ligt vaak ergens achterin de kast. Als je maar iets weet, zoals bijvoorbeeld de leverancier, dan vind je het gemakkelijk terug.”
Arjan: “Vaste leveranciers mailen hun factuur inmiddels rechtstreeks naar mijn Basecone-mailadres. In Basecone hebben we van te voren ingesteld waar de factuur op geboekt moet worden. Vroeger moest ik steeds de grootboekrekening in de gaten houden. Nu is het één keer instellen en dan gaat het goed. Alleen nieuwe leveranciers of gespecificeerde facturen kijk ik nog wel na.”
De begeleiding vanuit Westerveld en Vossers was een belangrijke voorwaarde voor het slagen voor de overgang naar Basecone. Arjan: “Soms weet je het even niet. Bij andere bedrijven wordt er een ticket aangemaakt en kom je in de wacht. Bij Westerveld en Vossers heb ik snel antwoord, dan kun je weer verder.” Hij waardeert de korte lijnen: “Ik wil ontzorgd worden en dat doen jullie. Het klopt altijd. Als ik een vraag heb, een lekenvraag, dan komt dat gewoon goed. Ik heb veel contact met Marita. Is een boeking te ingewikkeld of kost uitleggen meer tijd, dan lost Marita het zelf op. Dat zal best online iets goedkoper kunnen, maar dan ben ik een nummer. Als ik hier iets heb, dan wordt het gelijk opgelost.” Arjan: “Als ik dat leuk werk had gevonden, dan had ik bij jullie gewerkt, dan was ik geen schilder geweest. Het moet zo efficiënt mogelijk. Het moet gewoon werken, zonder gedoe.”
Andere ondernemers adviseert hij: “DOEN, gelijk doen, niet twijfelen. Zorgen dat je bij blijft, dat de boel niet veroudert als er wat nieuws is. Op je eigen vakgebied blijf je ook bij, waarom laat je je administratie achterlopen? Ik heb zelf in het verleden de computer zo lang laten staan, dat het overzetten van de software meer kostte dan hele computer. Dat had ik beter eerder kunnen doen. Kleine bedrijven hebben soms iemand voor de administratie, dat kan veel sneller. Maar wat doe je dan in die tijd qua administratie? Dat kan zoveel sneller en eenvoudiger.”
De loonadministratie loopt via de software van Loket. Arjan: “Dat werkt ook super. Ik haal de bedragen eruit en maak ze over. Als mijn medewerkers een vraag hebben over hun loon, dan kunnen ze rechtstreeks contact opnemen met Westerveld en Vossers. Voor echte uitleg. Ik wil het ook niet weten, ik hoef de cao niet te lezen, dat is hier goed geregeld.”
Arjan waardeert de persoonlijke benadering: “Je kent elkaar, dat vind ik toch wel een meerwaarde. Jullie staan voor zekerheid, met achtervang, als ik het niet weet.” Met de belastingcontrole heeft hij niks meer van doen. Arjan: “Ik vertrouw erop dat het klopt. Jaren geleden hebben we een controle gehad. Er waren minimale vragen.” De portal was even wennen, maar werkt ook super. Arjan: “Vroeger bracht ik de dozen met klappers, dan was ik dit en dat vergeten. Alles waarvan ik denk dat moet naar de accountant, dat stuur ik nu via de portal.”
Arjan boekt nog steeds zelf: “Als er nu een factuur binnen komt, dan zie ik hem zelf, en dan weet ik het. In de tijd van doorsturen naar jullie kan ik hem ook inboeken. Omdat ik het wel leuk vind nu, ga je het ook netjes doen. En dan kun je ook wat terugvinden. Als je iets terug vindt, dan ben je er ook blij mee.” Arjan: “Ik hoop zo door te schilderen. We zijn een degelijk bedrijf en staan achter ons werk. Ik ben het liefst buiten met de handen aan het werken. Achterstallig onderhoud weer op de rit krijgen, dat vind ik mooi.”
