Zorg voor tijdige en juiste administratieve verwerking werkkostenregeling

5 januari 2023
werkgever

Maakt u gebruik van de vrije ruimte in de werkkostenregeling, de WKR, dan moet u zorgen dat uw administratie hieromtrent op orde is. Anders loopt u het risico dat datgene wat u daarin onderbrengt, belast wordt bij uw werknemer.

 

Aanwijzen

Binnen de WKR bestaat de mogelijkheid om vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen onder te brengen in de vrije ruimte. Dit is belastingvrij zolang het totaal binnen de vrije ruimte blijft. Daarboven bent u als werkgever 80% eindheffing verschuldigd.

Om gebruik te maken van de vrije ruimte moet u desbetreffende vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen wel vooraf aanwijzen aan die vrije ruimte.

Let op! Doet u dat niet, dan is uw werknemer hierover loonheffing verschuldigd.

Vormvrij

Het is niet expliciet vastgelegd hoe u moet aanwijzen aan de vrije ruimte. Zo’n aanwijzing kan bijvoorbeeld blijken uit arbeidsrechtelijke afspraken of uit de vastlegging hiervan in de administratie.

Goedkeuring: aanwijzing in het kalenderjaar

Om discussie te voorkomen over de vraag of aanwijzing vooraf heeft plaatsgevonden, gaat de Belastingdienst ervan uit dat aanwijzing heeft plaatsgevonden als de werkgever de vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling niet bij de werknemer in de loonheffing heeft betrokken.

Let op! Deze zogenaamde goedkeuring voor de aanwijzing geldt alleen gedurende het kalenderjaar. De Belastingdienst gaat er dus in 2022 nog van uit dat bijvoorbeeld vergoedingen die u in 2022 niet bij uw werknemers in de loonheffing betrekt, zijn aangewezen aan de vrije ruimte. Heeft u deze aanwijzing in 2023 echter nog niet geregeld, dan worden de vergoedingen alsnog in 2022 bij uw werknemers in de loonheffing betrokken.

Per abuis niet in loonheffing bij werknemer

De goedkeuring geldt niet als uit andere gegevens naar voren komt dat het uw bedoeling was om de vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling bij de werknemer in de loonheffing te betrekken, maar u dit per abuis niet heeft gedaan. U kunt dan dus niet met terugwerkende kracht alsnog kiezen voor aanwijzing aan de vrije ruimte.

Goedkeuring: gerichte vrijstelling

Voldoet een vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling aan de voorwaarden en grensbedragen voor een gerichte vrijstelling? Dan gaat de Belastingdienst er ook van uit dat aanwijzing aan de vrije ruimte heeft plaatsgevonden.

Tip! Om discussie met de Belastingdienst te voorkomen, is het altijd aan te raden om gewoon vooraf aan te wijzen aan de vrije ruimte. Is dat per abuis niet gebeurd, dan kunt u zich beroepen op de goedkeuringen. Controleer in ieder geval tegen het einde van het kalenderjaar of u aan uw aanwijzingsplicht heeft voldaan. Hiermee voorkomt u dat u alsnog loonheffing bij uw werknemers moet inhouden.

Meer weten?

Desirée Oortgiesen
salarismedewerker

Meer nieuwsberichten

Afbouw inhouding huisvesting op minimumloon

Werkgevers mogen nu nog voor de kosten van huisvesting van een werknemer maximaal 25% van het minimumloon inhouden op het wettelijke minimumloon van die werknemer. Vanaf 2026 wordt dit percentage jaarlijks met 5% verlaagd.   Inhouding huisvestingskosten Met name bij arbeidsmigranten komt het veel voor dat werkgevers voor de huisvesting zorgen en daarvoor een bedrag […]

Speciale eenheid binnen Ministerie SZW voor toelating uitzendbureaus

Het kabinet wil toe naar een verplicht toelatingsstelsel. Er is hiertoe een wetsvoorstel ingediend voor het invoeren van een publiek toelatingsstelsel voor ondernemingen of rechtspersonen die arbeidskrachten ter beschikking stellen. Uitleners mogen alleen arbeidskrachten ter beschikking stellen als zij daartoe door de minister van SZW zijn toegelaten.   Toelatingseisen Om toegelaten te kunnen worden, moeten […]

Binnenkort afrekening WKR 2024

Gaf je jouw werknemers in 2024 meer dan jouw vrije ruimte in de werkkostenregeling (WKR), dan moet je uiterlijk in jouw tweede aangifte loonheffingen 2025 daarover afrekenen.   WKR Alles wat je jouw werknemers vergoedt, verstrekt of ter beschikking stelt, vormt in principe loon. Jouw werknemers betalen hierover dan loonbelasting. Je kunt er echter ook […]

accountants en adviseurs sinds 1926 - accountants en adviseurs sinds 1926 -
ga